Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi
Uluslararası Projeler Destek Birimi

Proje Başvuru ve Yürütme Süreci

1.Proje Başvurusu

Üniversitemiz, Erasmus+ Programı ve Horizon2020 kapsamında yapılacak proje başvurularında ÇOMÜ’ye ait PIC (Personel Identification Code) ile giriş yapılmaktadır:

PIC: 972342454

Söz konusu PIC numarası ile giriş yapıldığı takdirde üniversitemize ait bilgiler başvurunuzla doğrudan ilişkilendirilmektedir.

Üniversitemizden sunulan projelerde:

  • Yasal temsilci (Legal Representative) bölümüne  Üniversitemiz Rektörü,
  • Proje koordinatörü veya yürütmeye yetkili kişi (Contact Person) bölümüne ise ilgili proje başvurusu yapan birimin temsilcisi veya  ilgili öğretim üyesi yazılmalıdır.

Koordinatör veya ortak olarak başvuru yapacak birimlerin imzaya sunulacak belgelerini bir üst yazı ekinde Koordinatörlüğümüze son başvuru tarihinden en az 3 gün önce getirmeleri gerekmektedir.

  • Üst yazı örneği  için Ek1_Proje Başvuru'i tıklayınız.
  • Mandate Letter (Ortaklık Yetki Belgesi) üniversitemiz Rektörüne imzaya sunulur.(Örnek:Ek2 Mandate Letter)

2.Hesap Açma

Desteklenmesi uygun görülen uluslararası projeler için özel bir banka hesabı açılması gerekmektedir. Projenize ait özel hesabın açılması için Ek2_Hesap Açma Özet Bilgi Formunu doldurup Proje Sözleşmesi ile (bütçesi ile birlikte) birlikte Uluslararası Projeler Destek Birimi’ne iletmeniz yeterlidir.

Hesap açma işlemi 7-9 gün arasında tamamlanmaktadır. Hesap açıldıktan sonra hesap bilgileri proje yürütücüsüne iletilmektedir.

3.Proje Sözleşmesinin İmzalanması

Kurum Yetkilisi tarafından imzalanması için proje sözleşmenizi (bütçe sayfası ile birlikte) Uluslararası Projeler Destek Birimi’ne iletmeniz yeterlidir.

4.KDV İstisna Sertifikası Alınması

Avrupa Birliği tarafından sağlanan hibeler, Katma Değer Vergisi’nden muaftır. Bu muafiyet, bir Sertifika aracılığı ile kullanılmaktadır. Sertifika başvurusu, Kurum’un kayıtlı olduğu Vergi Dairesi’ne ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılmaktadır. Başvuru üzerine AT Yüklenicisine (ÇOMÜ-Yasal Temsilci Rektör), uygun bulunması halinde özelge verilecektir. AT yüklenicisi bu özelge ile birlikte bağlı olduğu veya özelgede bildirilen Vergi Dairesi Müdürlüğü’ne başvurarak, AT Sözleşmesinde yazılı süre için geçerli ve kendisine ait bütçe tutarı ile sınırlı olmak üzere KDV İstisna Sertifikası’nı alacaktır. Başvuruda istenilen belgeler;

a) Başvuru talep dilekçesi

b) Proje Sözleşmesi, Ekleri ve Bütçe Sayfaları

  • Her bir ortağa sözleşmeden ayrılan bütçe payını gösteren tablo ve varsa Konsorsiyum Anlaşması Örneği
  • Proje sözleşmesi ve eklerinin fotokopilerine “aslı gibidir", isim ve tarih yazılması gerekmektedir. Aslı gibidir, bölüm, fakülte tarafından yapılabilir.
  • Proje sözleşmesinde, hem Komisyon – Koordinatör kuruluş, hem Koordinatör - Ortak Kuruluş arasında imzalanan sözleşme sayfaları gönderilmelidir.

c) Bilgi Formunun aslı

Projenizin kabul edilmesi sonrasında KDV İstisna Sertifikası başvurusunun bir ay içerisinde yapılması tavsiye edilmektedir.

KDV İstisna Sertifikası başvurusu için Uluslararası Projeler Destek Birimi ile iletişime geçiniz.

5.  Avans Alımı

Proje kapsamında projenin amaçları için kullanılmak üzere, proje mutemetlerine (Mal veya hizmet alımı için avans verilmek üzere proje yürütücüsü tarafından belirlenen kişi) avans verilebilir. Proje kapsamında verilecek avanslar ve yapılacak ödemeler, proje yürütücüsünün talimatı çerçevesinde sınırlamaya tabi olmaksızın yapılır. Mal veya hizmet alımı için verilecek avanslar, proje mutemedine verilir. Mutemet görevlendirilmesine ilişkin yazıda, mal veya hizmetin ne kadar süre içinde alınacağı ve avansın hangi süre içinde mahsup edileceği belirtilir. Yukarıda yer alan kurallar çerçevesinde proje yürütücüsü de avans kullanabilir. Ek3_Avans_Talep Dilekcesi - Ek4_Avans_Kapatma_Formu

6. Seyahat Harcamaları

Proje kapsamında yapılacak seyahatlere ilişkin gündelikler, varsa proje sözleşmesinde belirtilen hükümlere göre ödenir. Seyahat ve konaklama harcamaları belgelendirilmek şartı ile bu kapsamda yapılan bütün harcamaların yazıldığı Ek5_Yurtici_Yurtdisi_Gorev_Yollugu_Formu düzenlenerek proje yürütücüsünün yazacağı talimat ekinde SGDB’na ödeme yapılması için gönderilir.
 

7. Personel Ödemesi

Projenize “ön ödeme” nin yapılmasından sonra proje personeline ödeme yapabilirsiniz. Proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilere ödenecek brüt ücret ile bu ücrete ilişkin sigorta primi ve işsizlik sigorta primi işveren hissesi proje kaynaklarından karşılanır. Ücret ödemeleri Proje yürütücüsünün talimatı ile UPDB tarafından hazırlanır, SGDB’na gönderilerek ödeme yapılması sağlanır. Proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde görev alacak ve iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilere ödenecek ücretler, damga vergisi ve gelir vergisine tabidir. Bu vergiler yine SGDB tarafından proje hesabından süresinde vergi dairesine ödenir. Projenizde çalışacak personel ile yapılan sözleşmelerinizin bir örneğini Uluslararası Projeler Destek Birimi'ne teslim etmeniz gerekir. Kurum çalışanlarına yapılacak ödemeler için mutlaka ödemenin yapılacağı son aya ait maaş bordrosunun Birimimize getirilmesi gerekmektedir. Ek6_Proje_Ucret_Odeme_Talep_Formu

8. Proje Ödemeleri

Proje kapsamında yapılan faturayla belgelendirdiğiniz harcamalarınız için Ek7_Odeme_Talep Formunu doldurarak ödemelerinizi gerçekleştirebilirsiniz. 

9.Projenin Tamamlanması

Projenize son ödemenin yapılmasından (final payment) itibaren 1 ay içerisinde harcamalarınızı yaparak, tamamlandığı bildirilen projelere ait proje banka hesapları kapatılmaktadır. 

10.Proje Hesabının Kapatılması

Proje yürütücüsü tarafından projenin tamamlandığı UPDB’ne bildirildiğinde, tamamlanan projelere ait özel banka hesapları kapatılmakta; hesaplarda kalan tutarlar, ÇOMÜ Strateji Dairesi Başkanlığı Hesabı'na aktarılmaktadır. Ek8_Proje_Kapanis_Dilekcesi

 

Ekler

Ek1_Proje Başvuru.docx.doc
Ek2_Hesap Açma_Proje Özet Bilgi Formu.docx
Ek3_Avans_Talep_Dilekcesi.doc
Ek4_Avans_Kapatma_Formu.doc
Ek5_Yurtici_Yurtdisi_Gorev_Yollugu_Formu.xls
Ek6_Proje_Ucret_Odeme_Talep_Formu.docx
Ek7_Ödeme_Talep_Formu.docx
Ek8_Proje_Kapanis_Dilekcesi.doc